Le contrôle de gestion est une fonction clé pour l’entreprise. La mission qui lui incombe est d’analyser le modèle économique de l’entreprise, afin de prévoir sa rentabilité et de mener des actions correctrices dans le but d’optimiser la performance globale de l’entreprise. Vous n’avez pas le budget pour recruter un contrôleur de gestion pour votre entreprise ?
Et si vous faisiez un premier pas en adoptant la psychologie du contrôleur de gestion dans votre organisation ? Le contrôle de gestion consiste avant tout à structurer son entreprise en différents services, à créer des indicateurs de pilotage et des tableaux de bord pour analyser leur fonctionnement puis à anticiper et optimiser leur rentabilité.
« Gagner plus sans vendre plus »
Le contrôle de gestion sert avant tout à prévoir la rentabilité de l’entreprise pour optimiser son fonctionnement et gagner en performance. Grâce à l’identification des postes les plus coûteux ou ceux qu’il est possible de réorganiser pour perdre moins d’argent, en jugulant les retards dans la réalisation des missions, en anticipant les retombées des différentes actions menées, l’entreprise gagne en maîtrise de ses coûts, augmente sa rentabilité, sans même augmenter son chiffre d’affaires.
Le contrôleur de gestion : une fonction complète
Le contrôle de gestion occupe une fonction à part entière dans l’entreprise et il dispose parfois d’une équipe dédiée, chargée de récolter les données issues de chaque service puis de les analyser, de les corréler entre elles pour faire ressortir des tendances, des anticipations et des actions correctrices.
Le contrôle de gestion est un véritable soutien pour l’entreprise : il structure, analyse, corrige et anticipe.
En détails, le contrôle de gestion implique :
- Une structure de l’entreprise en différents services
- Une analyse du fonctionnement de chaque service grâce à la création d’indicateurs de pilotage et de tableaux de bord
- Des actions de correction afin de rendre vos services plus performants
- Une anticipation de la rentabilité de chaque service et de la performance globale de l’entreprise
Commencer une démarche de contrôle de gestion
La définition du contrôle de gestion comme nous venons de la décrire peut vous faire peur, notamment si vous êtes une petite entreprise à l’effectif et au nombre de services limités. Mais au-delà d’avoir un contrôleur de gestion à temps plein, vous avez toujours la possibilité d’insuffler une vision financière dans votre entreprise, une façon de penser et adopter les bons reflexes du contrôleur de gestion.
Vous pouvez parfaitement mettre une petite touche de contrôle de gestion dans chacun de vos actes quotidiens et chacune de vos réflexions de dirigeant, sans forcément créer un service dédié à cette mission.
Parce que le contrôle de gestion est avant tout une question d’anticipation, adoptez ses réflexes et optimisez la rentabilité de votre entreprise ! :
- Rationaliser les temps de travail par « poste » : poste production, poste networking, poste comptabilité, poste facturation etc…
Attention à ne pas oublier la gestion commerciale (facturation, envoi documents, suivi de paiement, relance etc…) qu’il faut également structurer et suivre chaque mois au risque d’avoir une trésorerie complètement désorganisée et de perdre de l’argent.
- Utiliser un logiciel de facturation qui édite automatiquement les factures et les organise par ordre chronologique sur le Cloud.
- Mettre en place un planning de suivi des factures et des paiements, via un logiciel ou simplement sur Excel.
- Identifier les clients « mauvais payeurs » et anticiper leurs retards dans vos prévisions de trésorerie.
Le défi du contrôleur de gestion : la gestion par priorités.
Organiser les métiers de l’entreprise passe aussi par une gestion des priorités. Différencier l’urgent de l’important, identifier les fonctions clés de l’entreprise – à savoir celles qui apportent une vraie valeur ajoutée – prioriser certaines tâches, mettre en place un planning quotidien et hebdomadaire… relèvent de la fonction du contrôle de gestion et permettent d’optimiser la performance de l’entreprise.
La maîtrise de votre masse salariale : un élément incontournable en contrôle de gestion
Si votre entreprise possède un ou des salariés, il sera essentiel, comme le ferait un contrôleur de gestion, de piloter votre masse salariale pour en maîtriser le coût et la productivité.
Piloter sa masse salariale signifie :
- Suivre la productivité de chaque collaborateur
- Suivre le coût individuel : coût direct (salaire, charges et avantages octroyés), mais aussi coût indirect (coût de fonctionnement du poste : électricité, fournitures administratives…)
- Identifier le chiffre d’affaires et la richesse nette créée par chaque salarié
Ceci vous permettra :
- D’anticiper les périodes d’embauches supplémentaires
- De savoir si vous êtes réellement en capacité d’embaucher ou non
- De savoir s’il est réellement rentable d’embaucher ou s’il est préférable (et faisable)
- D’augmenter la productivité d’un ou plusieurs salariés
Créer des indicateurs de pilotage et des tableaux de bord pour faire du contrôle de gestion dans votre entreprise
Pour analyser vos différents services/missions, vous pourrez créer des indicateurs de pilotage et des tableaux de bord de suivi.
Pour cela n’hésitez pas à avoir recours à des outils tels que Perfactor proposent pour vous simplifier la démarche, supprimer les tâches laborieuses et chronophages et éliminer les risques d’erreur de calcul ou de mauvaises manipulations avec des logiciels tableurs comme Excel.
N’hésitez pas à vous faire accompagner par nos experts Perfactor dans cette démarche. Ils sauront vous aider à identifier les ratios clés qu’il convient d’analyser dans vos tableaux de bord, à fixer les bons objectifs et à identifier les actions correctrices à mener pour améliorer vos performances.
En conclusion, faire du contrôle de gestion quand on est une TPE est très recommandé !
Si vous n’êtes pas prêt à mettre une personne dédiée à cela en place pour le moment, adopter les réflexes d’un contrôleur de gestion dans toute réflexion et toute action, avant même de structurer le fonctionnement de son entreprise, permet de mieux anticiper, mieux s’organiser et, au final, d’optimiser sa rentabilité.