S’il y a bien un élément qu’un entrepreneur doit maîtriser, ce sont les chiffres. Être capable de piloter votre entreprise en vous basant sur des données fiables mises à jour régulièrement est un véritable atout en tant que décideur. Mais cela vous permettra également de rassurer vos partenaires financiers et vos investisseurs. Pour faire partie du camp des entrepreneurs qui maîtrisent ce sujet, il y a une solution: mettez en place des dashboards.
Evaluer le passé, analyser le présent et anticiper le futur
On peut résumer ainsi les trois bonnes raisons de mettre en place des dashboards: étudier et comprendre ce qui s’est passé, analyser la situation actuelle et établir des prévisions fiables et cohérentes.
En tant qu’entrepreneur, vous devez vous fixer des objectifs chiffrés et contrôler l’atteinte de ces derniers. Si vous naviguez à vue, sans aucune ligne directrice, il vous sera impossible de déceler vos erreurs ou alors vous le ferez trop tard. Un dashboard va vous permettre de contrôler l’atteinte de vos objectifs et de pouvoir agir en cas d’écart trop important.
Le dashboard vous donne un instantané cohérent de la situation de votre entreprise afin de faciliter la prise de décision.
On l’a déjà évoqué au début de l’article, ce qui définit votre entreprise au delà de votre discours commercial, ce sont vos chiffres, Sans données chiffrées, vous risquez de perdre toute crédibilité au près de vos partenaires financiers. Votre dashboard va permettre d’analyser la situation actuelle de votre activité et vous montrez que vous suivez votre performance de près. Idéal pour rassurer vos partenaires sur la santé de votre entreprise.
Grâce à toutes vos données, vous allez pouvoir établir des prévisions et construire vos budgets efficacement. Vos dashboards vont vous permettre de piloter votre entreprise. Ils vous donneront toutes les informations essentielles pour suivre votre activité et anticiper vos besoins.
Suivez nos conseils pour l’élaboration de vos dashboards
Avant de construire vos tableaux, il est important de bien définir vos indicateurs.
Choisissez des indicateurs pertinents
Posez-vous d’abord quelques questions : Quel est le but de ce dashboard? Quels sont les éléments à surveiller? Quels sont les critères de performance de mon activité? Comment mesurer l’atteinte de mes objectifs? Le but est de trouver les indicateurs les plus pertinents pour votre activité. Il n’y a pas de tableau modèle applicable à toutes les entreprises.
Chaque business a ses particularités et donc ses propres indicateurs clés. Cela peut-être par exemple le nombre de nouveaux clients, le nombre de produits fabriqués, le délai moyen de réponse aux demandes clients, le taux de conversion, le coût d’acquisition client, l’ARPA, le taux de churn… L’important, c’est qu’ils répondent tous à un besoin réel, qu’ils facilitent la prise de décision et qu’ils soient facilement et rapidement accessibles. Intégrez vos équipes dans le choix des indicateurs. Ils vous exprimeront leurs besoins et seront impliqués dans la mise à disposition et l’utilisation des données.
Construisez vos dashboards
Une fois que vous avez votre liste d’indicateurs, rassemblez-les dans un ou plusieurs tableaux de bord. Selon le degré de maturité de votre entreprise, il peut être utile de séparer vos indicateurs en plusieurs dashboards dédiés à chaque manager et d’avoir un tableau synthétique dédié au dirigeant.
Remplacez vos tableaux Excel par des images et graphiques bien pensés.
N’oubliez pas que le but est bien de faciliter la prise de décision et de piloter votre activité. Donc soyez synthétique et soignez l’aspect visuel de votre reporting. Avoir un tableau excel de 40 lignes rempli de chiffres ne vous aidera pas et personne n’osera y poser les yeux. Essayez pour chaque indicateur d’avoir une représentation visuelle ou graphique des données. En quelques secondes, vous comprendrez la situation de votre entreprise.
Suivez et actualisez régulièrement vos données
Une fois vos tableaux mis en place, vous devez les faire vivre. Déterminez une fréquence de mise à jour (mensuelle, hebdomadaire ou même journalière) et actualisez vos données régulièrement. Il est important de continuer à utiliser vos tableaux même (et surtout) quand votre activité se porte mal. Ne faites pas l’erreur de fermer les yeux sur vos indicateurs quand la situation est mauvaise. La politique de l’autruche est rarement efficace.
Grâce à ces tableaux vous pourrez mener des actions correctives lorsque vous constaterez des écarts trop importants face à vos prévisions ou vos objectifs. Vous pourrez aussi mesurer l’impact de vos actions et éventuellement adapter votre stratégie. Et enfin, vous pourrez expliquer avec des données fiables vos résultats. Les tableaux de reporting sont donc un formidable outil de pilotage mais aussi un excellent moyen de rassurer vos partenaires financiers.